한의원 내원 환자의 데이터 분석이 중요하긴 한데, 실제로 이걸 잘 하기는 꽤 어렵습니다. 일단 어떤 식으로 데이터를 구조화하고 수집해야 하는지가 난감하고요. 잘 짜놓더라도 그걸 직원이 기입하고 관리하기도 어렵습니다. 정해진 데이터의 구조가 조금만 복잡해져도 실제로 직원들이 실행하기는 매우 어렵죠. 타이트하게 마이크로 매니징 하시는 원장님들께서는 꼼꼼하게 챙기실 수도 있는데, 대부분은 그렇게까지 하기는 어렵고요. 대개 직원들이 좀 하다 못하겠다 손놔버리거나, 잘 가르쳐두면 나가는 경우도 있고요. 그래서 데이터 자체는 분석에 있어서 매우 중요한데,데이터 수집하는 과정을 효율적으로 만드는게 우선적으로 필요합니다. 그걸 체계적으로 잘 수집할 수 있도록 만들어두면 데이터의 가공이나 분석은 그 이후의 일이고요. 아무튼 그렇습니다. 최근 만들고 있는 클리닉os 에 해당 기능을 좀 넣어보고 있습니다. 저는 오케이차트를 쓰고 있는데 전체 데이터를 이관하기는 어렵지만 기본적인 환자 데이터를 엑셀로 다운로드하면 기존 차트번호 이름 연락처 진료과목라벨링 같은 정보들은 가져올수가 있습니다. 그래서 며칠 전부터 이 시스템 위에 실제 데이터를 올려두고 직원들과 시뮬레이션을 해보고 있는데요. 아직까지는 좀 더 손 볼것이 많긴 하지만 상당히 재밌게 작업하고 있습니다. 퍼널 설계와 분석에 대해서는 이제 많이들 이야기하죠. 문의(리드)- 예약 - 내원 - 결제 - 재내원 으로 이어지는 전체 과정을 깔때기로 만들고 각 단계별로어디가 병목인지를 체크하고 그걸 개선하는 방식을 말합니다. 원래는 데이터가 자동으로 수집되는 웹 위주 커머스 모델들에서 통용되는 용어들이긴 한데,어쨋든 요새는 병원쪽에서도 많이 이야기하는 듯 합니다. 온라인과 오프라인을 잇는 이 데이터흐름을 끊김없이 잘 수집할 수 있도록 해야 퍼널 분석도 잘 될거 같고요. 그래서 이걸 어떻게 하면 잘 기록 수집할 수 있을지 테스트 중입니다. 환자 문의는 매우 다양한 채널을 통해 발생하고요. (문의 혹은 리드라고 부릅니다) 카카오톡, 네이버톡톡, 전화문의, 워크인 등등.. 이런 것들을 통합해서 리드 발생을 하게 되고요.이때 물론 초진과 재진을 구분할 필요가 있습니다. (재진의 단순문의는 퍼널에서 제외해야 하거든요) 그 과정에서 데스크에서의 처리 과정을 통해 예약으로 이어지거나, 보류가 나거나 등등 이벤트가 발생하게 되고 그 과정에서 문의 -> 예약 의 비율이 어느 정도냐 이걸 올릴 수 있느냐 이런걸 보는 개념입니다. 데스크 직원들은 문의발생에 올려진 것들을 하나씩 처리하면서 드래그래서 처리중, 완료 쪽으로 넘기면 되고요. 완료된 리드는 24시간 뒤에 보드에서 보이지 않게 됩니다.(리스트뷰에서만 보여지는 방식입니다.) 정보 라디에이터(information radiator) 라는 용어가 있는데요. 말하자면 모든 내부 구성원들이 스쳐 지나가면서 볼 수 있는 공간을 의미합니다. 마치 라디에이터가 열을 발산하듯이 정보 라디에이터는 원내 상황 정보를 발산해서전체 구성원이 상황을 빠르게 공유할 수 있게 하는 걸 원칙으로 합니다. 그런 관점에서 대시보드는 빠르게 상황을 확인할 수 있는 정보들을 담게 됩니다. 오늘의 운영은 오늘 당일의 스냅샷을초진 파이프라인은 5일간의 흐름을 이동평균 개념으로 빠르게 파악할 수 있게 하는 식입니다. 하루하루의 상황을 같이 보는 현황판이라고 볼 수 있습니다. 조금 더 자세한 분석은 다른 페이지에서 진행하게 되는데요. 아직 완성은 안됐지만 잠깐 보여드리면... 이런 식의 데이터를 볼 수 있게 됩니다. 일단은 차트를 가져오면서 기본 정보는 가져올 수 있는데내원 기록이나 결제 기록은 다 가져오질 못했다보니까 이제 다시 차곡차곡 데이터가 쌓여야할거 같고요. 요지는 직원들이나 원장이 일을 하는 과정에서 자연스럽게 데이터가 쌓일 수 있는 구조를 먼저 만들어야 한다는것이고요. 이게 제 생각에 8주에서 12주 정도는 꾸준히 쌓여야 의미있는 데이터 분석이 가능할 것 같습니다. 일단 좀 꾸준히 사용해보고 후기를 남겨보도록 하겠습니다.